איך מעלים משתמשים במייל האירגוני Gsuite For Education

המייל האירוגני Gsuite For Eduction , כבר לא מילה גסה לביה”ס, והיום יותר מתמיד בתי הספר מחפשים מערכות ופלטפורמות שונות המאפשרות למידה מכל מקום ולא רק בכותלי ביה”ס. מעבר לכך בתי הספר הבוחרים לעבור למייל אירגוני מבינים כי ביה”ס הנו ארגון כמו כל אירגון אחר הקיים בשוק העבודה.

רכזי תקשוב, ומנהלי דומיינים בבתי הספר המקבלים את התפקיד לעיתים נתקלים במגוון רחב של שאלות שמנסים למצוא להם פתרון על מנת לארגן ולנהל את המייל האירוגני של ביה”ס. ובעצם מהיכן מתחילים….

אז ראשית אציין שאין כאן נכון או לא נכון וכמו שאנחנו היום מבינים לכל מקרה יכולים להיות מגוון רחב של פתרונות שבעצם מטרתם להתאים לצורכי ביה”ס. כל גוף או ארגון הוא שונה מהאחר בהוויתו, מטרותיו ובתרבותו ומשם צריך להתחיל. להבין מהם הצרכים, מי קהל היעד שלכם ואיך אפשר להתחיל את ההטמעה ומעבר של שימוש במייל האירגוני בביה”ס.

בתי ספר לעיתים נתקלים בהתנגדויות של מורים או מחוסר רצון לשתף פעולה. מורים רגילים למייל הפרטי שלהם ואינם מעוניינים לעבור למייל האירגוני. אפשר להבין שלעבוד עם שני מיילים דורש התעסקות נוספת מעבר לכל המשימות שמציפות אותם.

יחד עם זאת צריך להבין שכל אחד שעובד בחברה/ ארגון פרטי או ממשלתי עובד עם מייל של העבודה ולא מערבב מיילים של העבודה עם המיילים האישיים שלו. אז צריך להבין שזה גם עושה סדר משמעותי ומבורך גם לעובדי ההוראה. הטמעת מייל אירגוני תתחיל בראש כאמור ההנהלה. ברגע שמנהל יחליט שמעתה המיילים והעבודה, העדכונים, יומנים ועוד יעשו דרך המייל האירגוני ולשם יגיעו ההודעות…לאט לאט כולם יצטרפו ויתכווננו לשם.

אז מאיפה להתחיל ?..

אני אתחיל במספר הצעות אישיות שלי אבל שוב כמו שרשמתי קודם, כל ארגון צריך גם להפעיל את שיקול דעתו לגבי ביה”ס וכמובן התייעצות עם גורמים ובעלי תפקידים נוספים תמיד יכולה לסייע.

להתייעצות עם מנהלי דומיינים בכל הארץ מוזמנים להצטרף לקבוצת הוואטצאפ מנהלי דומיינים להצטרפות לחצו כאן.

• איך להגדיר משתמשים ואיזה יוזר ליצור להם ?

  מורים – יוזר קודם [דומה ליזור שהשתמשו בו במייל האישי שלהם] +  המשך של הדומיין – יותר קל למורים לזכור            לדוגמא : israel @telhai.ort.org.il

• אסור להשתמש בת.ז מלאה !!!! 
• במידה ותרצו שעוד משהו יסייע לכם בניהול המייל הארגוני, הוסיפו לו תפקיד והרשאות
• יצירת ארגונים – עדיף לייצר ארגון עם שם באנגלית, מכיוון שכאשר מעלים קובץ מרובה משתמשים, ניתן להוסיף בעמודה המתאימה לכך את האירגון ולהעלות אותם ישירות לארגון. כדאי לייצר ארגונים לפי שכבות גיל, כיתות, קבוצות של מורים וכדו’

מדוע כדאי להשתמש בארגונים ?

1. יוצר סדר ואגון במשתמשים שבדומיין לכל מטרה בהמשך, איפוס סיסמאות העברת משתמשים לקב’ ועוד…
2. ניתן לשייך באופן מיידי משתמשים לקבוצות דרך האירגונים – יותר קל להעברה
3. הקבוצות בעצם נועדו לתפוצות לפי כיתה/ שכבה/ קבוצת מורים וכדו’
4. הקבוצות נועדו להוספת משתמשים בקלאסרום
5. שמות הקבוצות– שמות הקבוצות חשוב שיהיה להם שם גנארי מכיוון שבעצם הקבוצות הם גם עוד מייל נוסף שנכנס לספריית הארגון ופתוח לכל המשתמשים [ תלוי במידת ההגדרות] . כל שנה נוספת שכבה צריך להוסיף קבוצות נוספות בחירת שם הקבוצה לפי שנים יוביל בהמשך הזמן לריבוי של קבוצות בעלות שם דומה אבל עם שמות שונים לפי שנים. דעתי האישית, זה ישגע את כל המערכת, ואח”כ ניתן לבטל אבל… הבעיה היא שהשם [ מייל] של כל קבוצה נכנס באופן אוטומטי גם לרשימת הקשר של כל משתמש אז גם אם תרצו לבטל ולמחוק את שם הקבוצה מהארגון הוא עדיין יישאר אצל המשתמשים. יכול לגרום לבלבול בשליחת ההודעות לקבוצות שכבר לא קיימות ורק סדר של המשתמש באנשי קשר שלו יפתור את הבעיה. אז לשיקולכם
6. איך שומרים את הקובץ ומעלים אותו למערכת ?

מצ”ב קישור – המסביר כיצד לעשות את זה https://docs.google.com/document/d/1LxgM9Mgq1oqaX378OPgNExp-2tcCYrjbdTOT4PHCjV0/edit?usp=sharing

וקישור לאפליקציה שמרכזת את כל המדריכים למנהל הודמיין admin console G suite For education שפותח ומנוהל על ידי קרן אייז – לשימוש באפליקציה לחצו כאן 

עד כאן , אשתדל להמשיל ולעדכן אתכם בנושאים אלו

פוסטים נוספים:

וובינר Google Meet – מי הזיז את הגבינה שלי? Google Meet יצירת פגישה ותוספים איך להעביר קבצים מגוגל דרייב לחשבון אחר ?